Klassische Zeiterfassung soll meist eine einfache Frage beantworten: Wie viele Stunden wurden gearbeitet? Für moderne Unternehmen ist jedoch eine andere Frage oft wichtiger: Wofür wurde diese Zeit tatsächlich verwendet?
Wer versteht, wie Arbeitszeit zwischen Projekten, Kunden, Kommunikation, Verwaltung und anderen Tätigkeiten verteilt wird, erhält wertvolle Erkenntnisse für Projektmanagement, Ressourcenplanung und Wirtschaftlichkeit.
Genau hier setzt TimeSpin mit einem anderen Ansatz an.
Das Problem klassischer Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassung ist praktisch, kann aber gleichzeitig den Arbeitsfluss unterbrechen.
Mitarbeitende müssen häufig einen Browser-Tab oder eine App öffnen, das richtige Projekt auswählen und einen Timer starten. Beim nächsten Aufgabenwechsel wiederholt sich der Vorgang. Gerade bei häufigen Wechseln zwischen Meetings, Recherche, Dokumentation, Kundenarbeit und internen Aufgaben kann dies schnell zur Ablenkung werden.
Zeiterfassung sollte deshalb möglichst wenig zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.
Zeiterfassung mit einer physischen Benutzeroberfläche
TimeSpin nutzt einen physischen Dodekaeder mit zwölf Seiten als alternative Benutzeroberfläche für die Zeiterfassung.
Jede Seite kann einer bestimmten Tätigkeit, einem Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet werden. Um die erfasste Tätigkeit zu wechseln, wird der Würfel einfach gedreht. Die entsprechende Zeiterfassung startet automatisch.
Der Ablauf ist denkbar einfach:
Tätigkeit wechseln → Würfel drehen → Weiterarbeiten.
Statt eine weitere Softwareoberfläche bedienen zu müssen, wird die Arbeitszeit mit einer kurzen physischen Bewegung erfasst.
Von der Zeiterfassung zur Tätigkeitsanalyse
Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Daten, die während der Nutzung gesammelt werden.
Wenn jede Seite des TimeSpin Dodekaeders für eine bestimmte Tätigkeit steht, erhalten Unternehmen mehr als nur die Gesamtarbeitszeit. Sie können beispielsweise analysieren:
- Wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten benötigt wird
- Wie häufig zwischen Aufgaben gewechselt wird
- Welche Tätigkeiten regelmäßig länger dauern als erwartet
- Wo kurze und fragmentierte Arbeitsphasen entstehen
- Welche Aufgaben innerhalb eines Projekts oder einer Arbeitswoche den größten Zeitanteil beanspruchen
Damit wird Zeiterfassung zu einem Werkzeug für Prozesstransparenz und Arbeitszeitanalyse.
Bessere Projektkalkulation und Ressourcenplanung
Für Agenturen, Beratungen, Kanzleien, IT-Unternehmen und technische Dienstleister ist es besonders wichtig zu verstehen, wie Arbeitszeit tatsächlich verteilt wird.
Ein Projekt kann beispielsweise mit zehn Stunden kalkuliert worden sein, am Ende aber zwölf Stunden benötigen. Zu wissen, dass zwölf Stunden angefallen sind, ist hilfreich – noch wichtiger ist jedoch die Frage, warum der Aufwand höher war.
Wurde mehr Zeit für Abstimmungen benötigt? War die eigentliche Projektarbeit komplexer als erwartet? Entstand zusätzlicher Dokumentationsaufwand?
Eine tätigkeitsbezogene Zeiterfassung schafft hier eine bessere Grundlage für Projektkalkulation, Nachkalkulation, Profitabilitätsanalysen und zukünftige Angebote.
Ein transparenterer Ansatz für die Mitarbeiterzeiterfassung
Auch die Akzeptanz spielt bei der Zeiterfassung eine wichtige Rolle.
Detaillierte Arbeitszeitdaten können schnell als Überwachungsinstrument wahrgenommen werden. TimeSpin verfolgt einen anderen Ansatz: Mitarbeitende wählen aktiv aus, welche Tätigkeit sie erfassen möchten. Das System überwacht nicht heimlich sämtliche Aktivitäten am Computer.
Dadurch wird Zeiterfassung stärker zu einem praktischen Arbeitsinstrument und weniger zu einem Kontrollsystem.
Laut dem zugrunde liegenden Praxisbeispiel testet ein Schweizer Industrieunternehmen das System derzeit innerhalb einer Abteilung, um eine weniger intrusive Form der Zeiterfassung einzusetzen.
Flexible und hybride Zeiterfassung
Ein physischer Zeiterfassungswürfel muss digitale Lösungen nicht ersetzen.
TimeSpin kann auch als Teil eines hybriden Zeiterfassungssystems eingesetzt werden. Während einige Mitarbeitende den Dodekaeder verwenden, können andere ihre Tätigkeiten über Browser oder mobile Anwendungen erfassen. Die Daten werden anschließend in derselben Umgebung zusammengeführt.
Die Plattform unterstützt Windows, macOS, iOS und Android und ermöglicht damit unterschiedliche Erfassungsmethoden für verschiedene Teams und Arbeitsplätze.
Integration in bestehende Systeme
Professionelle Zeiterfassung sollte nicht isoliert funktionieren. Zeit- und Tätigkeitsdaten werden häufig für Projektmanagement, Controlling, Abrechnung, Buchhaltung oder ERP-Prozesse benötigt.
TimeSpin stellt dafür eine REST-API sowie Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Zeit- und Tätigkeitsdaten können damit an externe Anwendungen und bestehende Unternehmenssysteme übergeben werden.
Der Prozess lässt sich vereinfacht darstellen:
Tätigkeit erfassen → Daten synchronisieren → Projekt analysieren → Abrechnen oder weiterverarbeiten
Für Unternehmen mit bestehenden digitalen Workflows ist diese Integrationsfähigkeit besonders wichtig.
Gute Zeiterfassung verschwindet im Arbeitsalltag
Effiziente Zeiterfassung sollte möglichst wenig Aufmerksamkeit beanspruchen.
Je mehr Mitarbeitende über die Zeiterfassung nachdenken müssen, desto größer ist das Risiko von Unterbrechungen, vergessenen Buchungen und nachträglichen Schätzungen.
TimeSpin reduziert diese Interaktion auf eine einfache physische Bewegung und verbindet sie mit digitaler Datenauswertung. So entsteht eine strukturierte Datenbasis, ohne dass die eigentliche Arbeit ständig unterbrochen werden muss.
Fazit: Nicht nur Zeit messen, sondern Arbeit verstehen
Moderne Mitarbeiterzeiterfassung sollte mehr leisten als das Dokumentieren von Arbeitsbeginn und Arbeitsende.
Unternehmen müssen verstehen:
- Welche Tätigkeiten verursachen den größten Aufwand?
- Welche Projekte sind tatsächlich wirtschaftlich?
- Wo entstehen unerwartete Zeitfresser?
- Wie verteilt sich die Arbeit über den Tag und die Woche?
Haptische Zeiterfassung bietet dafür einen interessanten Ansatz. Der TimeSpin Dodekaeder verbindet eine einfache Bedienung mit strukturierter Tätigkeitsdatenerfassung.
In Kombination mit Software, Cloud-Synchronisierung und Schnittstellen entsteht daraus eine Grundlage für Projektcontrolling, Kapazitätsplanung und eine realistischere Bewertung des Arbeitsaufwands.
Die zentrale Idee ist einfach:
Gute Zeiterfassung misst nicht nur, wie viel Zeit vergeht. Sie zeigt, wofür diese Zeit tatsächlich eingesetzt wird.
Für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung und digitalen Arbeitsprozesse weiterentwickeln möchten, bieten genese.de und TimeSpin passende digitale Lösungen.
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